مدیریت ریسک در مدیریت پروژه: 6 راه برای کاهش ریسک

این روزها مدیریت ریسک یکی از مناسب ترین و گسترده ترین شرایط مدیریت پروژه در وب است. با افزایش روز افزون قدرت محاسبات امروز ، اکنون ما در موقعیت بهتری برای ارزیابی ریسک از گذشته قرار داریم. به همین ترتیب ، مدیریت ریسک در سالهای اخیر شیوع بیشتری را تجربه کرده است ، در حالی که سازمان های بیشتری و مدیران پروژه شامل مدیریت ریسک در مدیریت پروژه هستند.

بنابراین مدیریت ریسک در واقع چیست؟

آیا می خواهید بیشتر بدانید؟

مهارت های مدیریت پروژه خود را با کتاب الکترونیکی جامع (و رایگان) ما به سطح بعدی برسانید!

مدیریت ریسک چیست؟

مدیریت ریسک پروژه فرایندی برای شناسایی ، تجزیه و تحلیل و به حداقل رساندن مشکلات بالقوه است که می تواند بر پیشرفت یک پروژه تأثیر منفی بگذارد. هدف اصلی مدیریت ریسک در مدیریت پروژه مراقبت از هر چیزی است که ممکن است پروژه را از رسیدن به هدف نهایی خود منحرف کند. اگر خطرات پروژه شناسایی نشده ، اجتناب یا اصلاح نشده باشد ، پروژه شما ممکن است به بودجه ، تأخیر یا حتی به یک وضعیت کامل منتقل شود.

نحوه مدیریت خطرات در پروژه ها (پیش از این)

توانایی پیش بینی خطرات که ممکن است هر زمان در آینده از بین برود ، مهارت مهمی از یک مدیر پروژه مؤثر است. یک برنامه قطعی مدیریت ریسک به شما کمک می کند تا با صرفه جویی در منابع ارزشمند مانند زمان ، درآمد ، دارایی ها و افراد ، برای مقابله با عدم قطعیت ها و به حداقل رساندن هزینه های اضافی کمک کنید.

در اینجا یک برنامه شش مرحله ای وجود دارد که می تواند به شما در شناسایی و مدیریت ریسک قبل از خارج شدن همه چیز کمک کند.

1. مدیریت ریسک را در پروژه های خود وارد کنید

اولین و مهمترین کاری که می توانید برای بهبود مدیریت پروژه خود انجام دهید ، تعبیه مدیریت ریسک در پروژه های خود است. امروزه بسیاری از شرکت ها و سازمان ها در حال معرفی مدیریت ریسک پروژه برای آموزش کارکنان خود برای تشخیص خطرات قبل از بدتر شدن اوضاع هستند. برای شناسایی خطرات ، باید تخصص و تجربه داشته باشید تا بتوانید روی سناریوهای آینده تمرکز کنید.

علاوه بر داشتن مدیران و اعضای پروژه با تجربه ، می توانید "جلسات طوفان مغزی خطر" را ترتیب دهید تا خطرات مختلفی را که می تواند در آینده نشان دهد ، کشف کنید. خوب است که روشهای مختلف شناسایی ریسک داشته باشید و با آنها آزمایش کنید تا خطرات غیر منتظره ای را که ممکن است اتفاق بیفتد شناسایی کنید. به عنوان مثال ، شما ممکن است از دست دادن داده ها به عنوان یک ریسک شناسایی کنید و بهترین نرم افزار پشتیبان را برای تجارت خود تحقیق کنید.

یک نظرسنجی توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) نشان داد که 83 ٪ از سازمان های با عملکرد بالا در مدیریت پروژه به طور مرتب مدیریت ریسک را انجام می دهند ، در مقایسه با تنها 49 ٪ سازمان های کم عملکرد که این کار را انجام می دهند. این مجریان عالی 2. 5 برابر بیشتر از اهداف خود را برآورده می کنند و 13 برابر کمتر از مجریان کم هزینه هدر می دهند.

2. خطرات را با دیگران ارتباط برقرار کنید

آیا وقتی کسی در تیم شما خطرات بالقوه ای را در یک جلسه تیمی پیش بینی و اشاره می کند ، عالی نیست و چه زمانی این خطر در واقع ظاهر می شود ، شما قبلاً نسخه پشتیبان تهیه کرده اید؟این جایی است که ارتباطات خطر وارد تصویر می شود.

غالباً خرابی های اساسی می توانست به راحتی با ارتباطات مداوم مقابله شود. واقع بینانه ترین روش برقراری ارتباط با خطرات در حین کار بر روی کارهای فردی است تا بتوانید یک برنامه B را آماده کنید ، فقط در صورتی که همه چیز در این طرح پیش نرود.

هنگام برقراری ارتباط با ریسک ، توضیح دهید که چگونه این پروژه شما را تحت تأثیر قرار می دهد ، چقدر احتمال دارد که اتفاق بیفتد و چه اقداماتی را می توانید برای کاهش آن انجام دهید. اگر شما مدیر پروژه هستید ، حتماً محیطی را ایجاد کنید که افراد راحت بتوانند در جلسات یا یک جلسه در یک جلسه به طور واضح ارتباط برقرار کنند بدون اینکه احساس کنند که به دلیل داشتن خبرهای بد مجازات می شوند.

3. خطرات را در اولویت قرار دهید

دو نوع خطرات وجود دارد: خطرات درجه پایین و خطرات درجه بالا. همانطور که از نام آن پیداست ، خطرات درجه پایین مواردی هستند که می توانند بر نتیجه تأثیر بگذارند اما هنوز هم قابل کنترل هستند. در حالی که خطرات درجه بالا می تواند به طور قابل توجهی بر نتیجه تأثیر بگذارد و پیشرفت را به روشی بزرگ متوقف کند. بنابراین ، قابل توجه است که برخی از خطرات تأثیر بیشتری نسبت به سایرین دارند.

یک بخش خوب از زمان را برای اولویت بندی خطرات و وزن گیری آنها بر روی پروژه صرف کنید. شما می توانید مجموعه ای از معیارها را داشته باشید یا خطرات را به طور کامل در مورد احساس روده خود در اولویت قرار دهید. توصیه می شود یک روش نسبتاً واقع بینانه را انتخاب کنید که به شما امکان می دهد در مورد احتمال و اثرات یک خطر تصمیم بگیرید.

هنگام اولویت بندی خطرات ، از خود سؤالاتی مانند:

آیا ریسک روی پروژه یا محصول یا هر دو تأثیر می گذارد؟

آیا پروژه از اهمیت ویژه ای برای شرکت شما برخوردار است؟

آیا پروژه از اهمیت ویژه ای برای مشتری برخوردار است؟

آیا این خطر بر رابطه با مشتری تأثیر می گذارد؟آن مشتری چقدر مهم است؟

آیا مشتری قبلاً از خطر آگاه است؟آیا ذینفعان از قبل آگاه هستند؟

4- خطرات را تجزیه و تحلیل کنید

تجزیه و تحلیل ریسک بخش مهمی از مدیریت ریسک است که در واقع می تواند به شما در انجام اقدامات جدی برای بهره مندی از یک پروژه کمک کند. به همین دلیل درک ماهیت یک خطر و تأثیرات مرتبط با آن بسیار مهم است. همیشه به خاطر داشته باشید که تجزیه و تحلیل ریسک فقط یک بعدی نیست بلکه در سطوح مختلف رخ می دهد.

بعضی اوقات ، خطراتی که کوچک و بی ضرر به نظر می رسد می تواند گلوله برفی را به چیزی بزرگ و عواقب جدی برساند. این زمانی است که اثربخشی واقعی یک مدیر پروژه وارد تصویر می شود. چنین تجزیه و تحلیل می تواند به شما در کشف میزان تأثیرگذاری بر بودجه ، مهلت ها و کیفیت محصول یک پروژه کمک کند. یک روش مفید این است که:

احتمال خطر را در مقیاس از پایین تا زیاد یا 1-5 کسب کنید

تأثیر ریسک رخ داده در مقیاس از پایین تا زیاد یا 1-5

ریسک را در مقیاس از پایین تا زیاد یا 1-5 اولویت بندی کنید

تخمین بزنید چه زمانی خطر می تواند روی پروژه تأثیر بگذارد

5- پاسخهای ریسک را در اسرع وقت اجرا کنید

نکات فوق شما را قادر می سازد خطرات را درک و اولویت بندی کنید ، در حالی که اجرای پاسخ های ریسک باعث ایجاد تفاوت واقعی در یک پروژه می شود. این شامل سه گزینه است: پذیرش ریسک ، جلوگیری از ریسک و به حداقل رساندن ریسک.

اگر تأثیرات روی یک پروژه حداقل یا تأثیر آن بسیار دشوار باشد ، بهتر است خطر را بپذیرید. در حالی که از خطر جلوگیری می کنید ، می توانید پروژه را به گونه ای برنامه ریزی یا دستکاری کنید که کمترین امکان برای ایجاد یک خطر خاص وجود داشته باشد. برای به حداقل رساندن یک ریسک ، شما باید سعی کنید بر دلایل یا تقویت عوامل مطلوب برای جبران تأثیر خطرات تأثیر بگذارید.

براساس نظرسنجی سال 2018 که توسط PMI انجام شده است ، 29 ٪ از پاسخ دهندگان اظهار داشتند که فرصت ها و خطرات تعریف نشده یکی از دلایل اصلی عدم موفقیت پروژه است.

6. مرتباً آنها را ردیابی کنید

مهم است که خطرات را بطور منظم ردیابی کنید زیرا به شما و تیم کمک می کند تا خطرات مشترک و تأثیر آنها را بر روی پروژه ها بفهمید. ساده ترین روش تهیه گزارش پس از اتمام پروژه و شناسایی وظایف خطر ، دلایل آنها ، اثرات و تجزیه و تحلیل آنها به گونه ای است که می دانید چگونه می توانید با آنها مقابله کنید فقط در صورت مواجهه با آنها در یک پروژه دیگر.

خلاصه

نکات فوق به طور قطع به شما کمک می کند تا مدیریت ریسک را در پروژه های آینده خود به طور موثر پیاده سازی کنید. با این حال ، از آزمایش یا امتحان کردن رویکردهای مختلف یا ابزارهای مدیریت پروژه در سبک مدیریت خود دور نشوید تا خطرات را به حداقل برسانید.

آیا می خواهید مهارت های مدیریت پروژه خود را بهبود بخشید؟بیاموزید که چگونه ریسک ها و موارد دیگر را با مدیریت پروژه برای حرفه ای های حرفه ای مدیریت کنید.

برای دریافت مجوز در مدیریت پروژه آماده شوید

امروز با دوره های Goskills یادگیری را شروع کنید

آزمایش رایگان را شروع کنید

Vartika Kashyap مدیر بازاریابی در Proofhub است. او عاشق نوشتن در مورد بهره وری ، تیم سازی ، فرهنگ کاری ، رهبری و کارآفرینی است تا محل کار را به مکانی بهتر تبدیل کند.