نحوه تهیه گزارش فروش

در اینجا نحوه تهیه گزارش فروش که اطلاعات مفصلی در مورد عملکرد بخش فروش شما ارائه می دهد آورده شده است.

• یک گزارش فروش کلیه فعالیتهای فروش کسب و کار شما را شرح می دهد و بینشی در مورد آنچه شرکت شما باید انجام دهد متفاوت است.
• چندین نوع گزارش فروش وجود دارد که در فرکانس و KPI ها متفاوت است.
• گزارش فروش باید شامل KPI های بی شماری باشد ، با توضیحات کتبی در مورد چگونگی تأثیر این ارقام بر عملکرد فروش آینده.
• این مقاله برای صاحبان مشاغل کوچک است که دارای یک بخش فروش هستند و می خواهند یاد بگیرند که چگونه گزارش فروش را تهیه کنند.

به طور متوسط ، یک تجارت کوچک ممکن است حداکثر 20 ٪ از درآمد خود را برای دنبال کردن منجر به فروش کند. برای شرکت های جدیدتر ، این رقم می تواند به 45 ٪ برسد. با تمام این پول به سمت فروش ، این طبیعی است که شما و تیم فروش خود ، مدیران ، مدیران یا سرمایه گذاران خارجی ممکن است بخواهید به طور منظم از معیارهای فروش خود دیدن کنید. این جایی است که گزارش های فروش وارد می شوند.

گزارش فروش چیست؟

گزارش فروش ، همچنین به عنوان گزارش تجزیه و تحلیل فروش شناخته می شود ، سندی است که فعالیت های فروش یک تجارت را خلاصه می کند. این گزارش به طور معمول شامل اطلاعات مربوط به حجم فروش ، سرب ، حساب های جدید ، درآمد و هزینه برای یک دوره معین است. همچنین ممکن است این اطلاعات را در هر مرحله از قیف فروش تجزیه و تحلیل کرده و عملکرد تیم فروش شما (یا هر شکاف در آن) را نشان دهد.

این گزارش ها ممکن است به شرکت شما کمک کند تا رویکرد فروش خود و سایر ابتکارات رشد را اصلاح کند. آنها می توانند بینش هایی در مورد موفقیت های روش فروش ، پیش بینی داده های فروش آینده ، تجزیه و تحلیل عملکرد در مقایسه با دوره های قبلی و درک بیشتر از انگیزه های مشتری ارائه دهند.

Key Takeaway: یک گزارش فروش تمام فعالیت های فروش شرکت شما را خلاصه می کند و بینش معنی داری در مورد آنچه شرکت شما باید متفاوت انجام دهد ارائه می دهد.

انواع مختلف گزارش های فروش چیست؟

هیچ دو گزارش فروش دقیقاً یکسان به نظر نمی رسند. انواع مختلف گزارش های فروش بر معیارهای مختلف فروش ، نیازها یا استراتژی ها متمرکز است. اینها برخی از انواع گزارش ها هستند:

• پیش بینی فروشاین گزارش ها تعداد فروش تیم شما را در یک دوره معین پیش بینی می کند. شما می توانید از آنها برای پیش بینی کندی فصلی استفاده کنید یا برای موضوعاتی که ممکن است بر تجارت تأثیر بگذارد ، برنامه ریزی کنید.
• گزارش قیف فروش. این گزارش ها نشان می دهد که چقدر سرب به خرید محصول یا خدمات شما نزدیک است. قیف های فروش به شما کمک می کنند تا درک کنید که چگونه به بهترین شکل ممکن منجر به تغذیه و ، در نهایت ، آنها را به مشتریان تبدیل کنید. با مقایسه گزارش های قیف فروش برگشت به عقب ، می توانید نقاط ضعف در خط لوله فروش خود را مشخص کنید.
• گزارش های تبدیلاین گزارش ها شبیه به گزارش های قیف فروش است که آنها پیشرفت پیشروها را در طول قیف فروش ارزیابی می کنند ، اگرچه به طور خاص به تبدیل منجر به مشتریان نگاه می کنند ، نه وضعیت سرب در طول قیف. یک گزارش ردیابی تبدیل استاندارد شامل اطلاعات مربوط به مخاطبین ، سربهای تولید شده و واجد شرایط و برنده ها ، با نرخ تغییر دوره به دوره نیز است.
• گزارش های نمره فرصت. گزارش های نمره فرصت بر اساس نمره فرصت انیشتین است. این متریک ، که هوش مصنوعی تعیین می کند ، نرخ ها از یک به 99 منتهی می شود ، جایی که نمره بالاتر به معنای احتمال بیشتر برنده فروش است. این گزارش ها برای برنامه ریزی نحوه تقسیم زمان تیم خود در پیگیری های مفید است.
• گزارش های فروش و فروش متقابل. این گزارش ها تعداد و ارزش مواردی را که به صورت بالادست یا فروش متقابل به مشتریان ارائه می دهند ، جزئیات می دهد. تیم شما می تواند این گزارش ها را برای شناسایی فرصت های فروش و فروش متقابل آینده بررسی کند یا محصولات و خدمات خاصی را که مخصوصاً برای این رویکردهای فروش مناسب است ، پرچم گذاری کنند.
• گزارش های تماس فروشاین گزارش های فروش مربوط به تماس های مربوط به منجر ، چشم انداز و مشتریان برای تشویق خریدها است. از طریق این گزارش ها ، می توانید بینشی در مورد عملکرد تکرارهای خود و ویژگی های اصلی خود کسب کنید.

گزارش های فروش می تواند در فرکانس های مختلف تنظیم شود و به شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) گره خورده باشد و به شما در نظارت بر موفقیت خود در طول زمان کمک می کند. اینها برخی از فرکانسهای رایج است:

• گزارش های فروش روزانه. یک گزارش فروش روزانه می تواند KPI هایی مانند تعداد تماس های روزانه و منجر به تولید را ردیابی کند.
• گزارش های فروش هفتگی. یک گزارش فروش هفتگی می تواند KPI ها مانند کل معاملات تیم فروش را بسته یا درآمد کسب کند.
• گزارش های فروش ماهانه. یک گزارش فروش ماهانه می تواند یک نمای کلی از معیارهای ردیابی شده در گزارش فروش روزانه یا هفتگی را ارائه دهد.
• گزارش های فروش سالانه. گزارش فروش سالانه یک نسخه مخصوصاً طولانی و دقیق از یک گزارش فروش ماهانه است. این ممکن است برای تعیین سهمیه فروش سال بعد مفیدترین باشد. همچنین می تواند به شما در رسیدگی به مسائل مربوط به مدیریت فروش کمک کند ، نشانگر نوسانات فصلی ، مشاهده تأثیر کمپین های بازاریابی و شناسایی تکرارهای ویژه فروش باشد.

غذای اصلی: چندین نوع گزارش فروش وجود دارد ، اندازه گیری KPI های مختلف و در فواصل مختلف اجرا می شود.

عناصر اصلی گزارش فروش چیست؟

عناصر اصلی به نوع گزارش بستگی دارد. به طور کلی ، گزارش های فروش باید شامل ارقام زیر باشد:

• KPI های مربوطه ، همانطور که توسط معیارهای فوق تعیین می شود
• حجم فروش
• فروش خالص (این یک رقم دلار است ، در حالی که حجم فروش صرفاً تعداد فروش های ساخته شده است)
• فروش ناخالص (فروش خالص منهای هزینه فروش)
• درصد تغییر KPI در مقایسه با دوره گزارش قبلی

متوجه خواهید شد که این لیست از ارقام نسبتاً کوتاه است ، اگرچه ممکن است تعداد کمی از KPI ها در گزارش خود داشته باشید. به این دلیل است که ماندن مختصر مهم است ؛شما نمی خواهید افرادی را که گزارش خود را درست از دروازه می خوانند ، غرق کنید.

با این حال ، ارقام به تنهایی برای تشکیل گزارش فروش کافی نیستند. شما همچنین باید توضیح کتبی در مورد معنای این اعداد و چگونگی وادار کردن شرکت به عمل کنید. ما در مورد راهنمای دقیق گزارش گزارش در زیر این مرحله را مورد بحث قرار خواهیم داد.

Key Takeaway: یک گزارش فروش باید شامل ارقام بی شماری باشد ، در کنار توضیح کتبی در مورد چگونگی تغییر شرکت باید استراتژی فروش خود را در پاسخ به این ارقام تغییر دهد.

چگونه گزارش فروش را می نویسید؟

برای ایجاد گزارش فروش این مراحل را دنبال کنید:

1. تصمیم بگیرید که گزارش فروش شما چگونه به نظر می رسد.

گزارش فروش باید بیش از یک سندی پر از تعداد و توضیحات باشد. همچنین باید برای کسی که بدون احساس غرق شدن ، بخواند ، چشم نواز و آسان باشد. برای دستیابی به این هدف ، می توانید یک الگوی گزارش فروش را بارگیری کنید یا از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) خود برای ایجاد آسان چندین نوع گزارش استفاده کنید.

2. مخاطبان خود را در نظر بگیرید.

اگر عضو تیم فروش بالایی هستید که گزارشی را به رئیس فروش خود ارائه می دهید ، ممکن است بخواهید KPI های زیادی را درج کنید. ممکن است مدیران خلاصه ای موجز تر داشته باشند. علاوه بر این ، یک مدیرعامل ممکن است به داده های مختلف نسبت به CFO علاقه مند باشد. نرم افزار CRM شما باید بتواند به شما در تغییر داده های فروش خود برای هر مخاطب کمک کند.

3. اطلاعات مناسب را درج کنید.

هنگامی که مخاطبان و عمق گزارش مورد انتظار را می شناسید ، می توانید تصمیم بگیرید که آیا مجموعه داده های خاصی از جمله درآمد و هزینه های فروش ، تغییر دوره دوره به دوره ، پیشرفت به سمت اهداف فروش ، فروش بر اساس محصول یا خدمات را شامل یا حذف کنید. پیش بینی فروش و برنامه های فروش آینده.

4- دوره های فعلی و قبلی خود را تعیین کنید.

با توجه به معیارهای فرکانس که در بالا توضیح داده شد ، باید تعیین کنید که آیا اطلاعاتی که می خواهید منتقل کنید به بهترین وجه در نمای سالانه ، ماهانه ، هفتگی یا روزانه ارائه می شود. سپس باید اطلاعات خود را برای این دوره با یک دوره قبلی معادل مقایسه کنید. به عنوان مثال ، اگر اطلاعات فروش را برای فوریه 2021 ارائه می دهید ، در مقایسه با همه ژانویه 2021 ، نه فقط هفته آخر ژانویه ، در مورد KPI های این دوره در این دوره تغییر کنید.

5. داده های خود را کامپایل کنید.

پس از ایجاد نیازهای اطلاعات و دوره داده های خود ، وقت آن است که داده های خود را در واقع کامپایل کنید. این مرحله به طور معمول به معنای ورود به نرم افزار CRM و کشیدن داده ها است ، سپس آن را برای استفاده در یک برنامه دیگر بارگیری کنید یا آن را به درستی از داشبورد CRM خود تبدیل کنید. در هر صورت ، گزارش فروش در دریافت داده های شما در یک مکان متوقف نمی شود.

6. اطلاعات خود را به طور مناسب ارائه دهید.

گزارش های فروش فقط نباید لیست اعداد باشد. برای کمک به مخاطبان خود از این ارقام ، باید نمودارهای زیادی و سایر تصاویر مفید را درج کنید. البته شما باید از نوع مناسب نمودار استفاده کنید. به عنوان مثال ، یک گزارش سالانه ممکن است خواستار یک نمودار خط برای نشان دادن درآمد ماه در ماه باشد. نرم افزار CRM شما ممکن است بتواند این نمودارها را تولید کند ، یا می توانید از Excel برای کمک به ایجاد نمودار استفاده کنید.

7. داده ها و اطلاعات خود را دوبار بررسی کنید.

بعد از اینکه داده های خود را گردآوری کرده و نمودارها و نمودارها را ایجاد کرده اید ، باید به مراحل یک و دو برگردید: با در نظر گرفتن مخاطبان خود و از جمله اطلاعات مناسب. بعضی اوقات ، شما متوجه نخواهید شد که اطلاعات بیش از حد یا خیلی کمی را پس از اولین پیش نویس گزارش خود قرار داده اید. نترسید که اطلاعات را بیرون بیاورید ، نمودارها را بازآفرینی کنید یا از یک عضو تیم فروش دیگر برای کمک بخواهید. به یاد داشته باشید ، همه به یک ویرایشگر احتیاج دارند. مهم است که قبل از اینکه وارد جلسه خود شوید ، تعادل بین بینش و بیش از حد زیاد برقرار شود.

8. داده های خود را توضیح دهید.

این مرحله آخر شاید مهمترین باشد. باز هم ، ارائه داده ها فقط نیمی از نبرد است. شما باید کلمات خود را برای داده های خود قرار دهید تا برای مخاطبان خود بسیار معنی داشته باشد.

به عنوان مثال ، اگر گزارش ماهانه شما کاهش فروش از دوره قبلی را برای اولین بار در چند ماه نشان می دهد ، فرض نکنید مخاطبان شما علت این کاهش را استنباط می کنند. تحلیلی را ارائه دهید که نشان می دهد کاهش به دلیل کندی فصلی مورد انتظار است که با رکود اقتصادی همراه است. همچنین باید گزارش خود را با خلاصه کتبی از داده ها از دوره قبلی باز کنید.

توضیحات کتبی شما باید به یکباره چهره های شما را توجیه کرده و توسط چهره های شما توجیه شود. آنها همچنین باید اصلاحاتی را ارائه دهند که تیم شما قصد اجرای آن را دارد. به عنوان مثال ، اگر تخفیف در زمان محدود یک رقیب کلیدی فروش شما را کاهش داده است ، توضیح دهید که چگونه مشتریان از دست رفته در آن تبلیغ را دنبال خواهید کرد. در صورت تعیین علت ریشه ای قابل عمل و قابل تثبیت ، می توانید حتی بیشترین اطلاعات را ارائه دهید.

پس از انجام عمل ، فروش می تواند افزایش یابد. در آنجا ارزش گزارش فروش نهفته است.

Key Takeaway: برای نوشتن گزارش فروش ، یک قالب را انتخاب کنید و مخاطبان ، اطلاعات و دوره زمانی خود را در نظر بگیرید ، سپس با بینش و زمینه کتبی پایان دهید.