5 مرحله به هر فرایند مؤثر در مدیریت ریسک

با هر پروژه جدید خطرات جدیدی در انتظار است. این خطرات می تواند با سوء رفتار بین ذینفعان تا کمبود منابع تا تغییرات اساسی نظارتی در صنعت متفاوت باشد. خطرات می تواند باعث تاخیر کوچک یا تأثیرات قابل توجهی شود ، بنابراین درک خطرات خود و نحوه مدیریت آنها برای بهترین شانس موفقیت مهم است. این امر به ویژه با توجه به یک حیرت انگیز مهم است65 ٪ از پروژه ها شکست می خورند.

در حالی که سازمان شما نمی تواند کاملاً از ریسک جلوگیری کند ، می توانید خطرات را از طریق یک روش مدیریت ریسک تعیین شده پیش بینی و کاهش دهید. این چارچوب مدیریت ریسک را دنبال کنید تا شانس ها را شکست داده و تیم خود را برای موفقیت ساده تر کنید و تیم را در هنگام بروز خطرات چابک تر و پاسخگوتر کنید.

روند مدیریت ریسک چیست؟

این به سادگی این است: یک روند مداوم در شناسایی ، درمان و سپس مدیریت خطرات. صرف وقت برای راه اندازی و اجرای یک فرآیند مدیریت ریسک مانند تنظیم زنگ خطر است - امیدوارم که هرگز از بین نرود ، اما شما مایل به مقابله با ناراحتی جزئی در پیشرو در ازای حفاظت از جاده هستید.

شناسایی و ردیابی خطرات که ممکن است در یک پروژه ایجاد شود ، مزایای قابل توجهی را ارائه می دهد ، از جمله:

• برنامه ریزی منابع کارآمدتر با استفاده از هزینه های پیش بینی نشده قبلاً قابل مشاهده است
• ردیابی بهتر هزینه های پروژه و برآورد دقیق تر بازده سرمایه گذاری
• افزایش آگاهی از الزامات قانونی
• پیشگیری بهتر از صدمات جسمی و بیماری ها
• انعطاف پذیری ، به جای وحشت ، هنگامی که تغییرات یا چالش ها بوجود می آیند

مراحل مدیریت ریسک

برای بهبود روند مدیریت ریسک ، این مراحل مدیریت ریسک را دنبال کنید.

1. خطر را شناسایی کنید

پیش بینی مشکلات احتمالی یک پروژه نیازی به احساس غم و اندوه و عذاب برای سازمان شما نیست - برعکس. شناسایی خطرات یک تجربه مثبت است که کل تیم شما می تواند در آن شرکت کند و از آن یاد بگیرد. خطرات پروژه هر چیزی است که ممکن است در برنامه ، بودجه یا موفقیت پروژه تأثیر بگذارد.

از دانش و تجربه جمعی کل تیم خود استفاده کنید. از همه بخواهید خطراتی را که قبلاً تجربه کرده اند شناسایی کنند یا ممکن است بینش بیشتری در مورد آن داشته باشند. این فرایند ارتباطات را تقویت می کند و یادگیری عملکردی را تشویق می کند.

مثال ساختار شکست خطر (برای تغییر آنلاین بر روی تصویر کلیک کنید)

از یک ساختار خرابی در معرض خطر استفاده کنید تا خطرات احتمالی در یک پروژه را ذکر کنید و آنها را با توجه به سطح جزئیات سازماندهی کنید ، با بیشترین خطرات سطح بالا در خطرات بالا و دانه ای در پایین. این استراتژی مدیریت ریسک بصری به شما و تیم شما کمک می کند تا پیش بینی کنید که در هنگام ایجاد وظایف برای یک پروژه ، خطرات در کجا ظاهر می شوند.

هنگامی که شما و تیم خود مشکلات احتمالی را گردآوری کرده اید ، برای ردیابی روشن ، مختصر و نظارت بر خطرات در طول یک پروژه ، یک پرونده ریسک پروژه ایجاد کنید.

مثال ریسک کیفی (برای تغییر آنلاین بر روی تصویر کلیک کنید)

ورود به سیستم ریسک پروژه ، همچنین به عنوان ریسک ریسک پروژه گفته می شود ، بخشی جدایی ناپذیر از هر فرآیند مؤثر در مدیریت ریسک است. به عنوان یک بانک اطلاعاتی در حال انجام خطرات احتمالی هر پروژه ، نه تنها به شما در مدیریت خطرات فعلی کمک می کند بلکه به عنوان یک مرجع در پروژه های گذشته نیز عمل می کند. با تشریح ثبت ریسک خود در نقاط داده مناسب ، شما و تیم خود می توانید به سرعت و به درستی تهدیدهای احتمالی برای هر پروژه را شناسایی و ارزیابی کنید.

2. ریسک را تجزیه و تحلیل کنید

هنگامی که تیم شما مشکلات احتمالی را مشخص کرد ، وقت آن است که کمی عمیق تر حفر کنیم. این خطرات چقدر به احتمال زیاد رخ می دهد؟و اگر این اتفاق بیفتد ، نتایج چه خواهد بود؟چگونه پاسخ می دهید؟

در طی این مرحله ، تیم شما احتمال و سقوط هر خطر را تخمین می زند تا تصمیم بگیرد که ابتدا در کجا متمرکز شود. سپس یک برنامه پاسخ برای هر خطر تعیین خواهید کرد. عواملی مانند ضرر مالی بالقوه به سازمان ، زمان از دست رفته و شدت تأثیر همه در تجزیه و تحلیل دقیق هر ریسک نقش دارند. با قرار دادن هر ریسک در زیر میکروسکوپ ، شما همچنین هرگونه مسئله مشترک را در یک پروژه کشف می کنید و روند مدیریت ریسک را برای پروژه های آینده اصلاح می کنید.

3. خطر را در اولویت قرار دهید

اکنون اولویت بندی آغاز می شود. هر ریسک را با فاکتورسازی در هر دو احتمال وقوع و تأثیر بالقوه آن بر پروژه قرار دهید.

این مرحله به شما یک دیدگاه جامع از پروژه در دست و مشخص می کند که تمرکز تیم باید در آن قرار داشته باشد. از همه مهمتر ، به شما کمک می کند راه حل های کارآمد برای هر خطر را شناسایی کنید. به این ترتیب ، گردش کار مدیریت ریسک به خودی خود قطع و یا به تعویق می افتد در مرحله درمانی.

4- خطر را درمان کنید

هنگامی که بدترین خطرات روشن شد ، برنامه درمانی خود را اعزام کنید. در حالی که شما نمی توانید هر ریسکی را پیش بینی کنید ، مراحل قبلی فرایند مدیریت ریسک شما باید برای موفقیت تنظیم شده باشد. ابتدا با بالاترین ریسک اولویت ، تیم خود را با حل یا حداقل کاهش خطر به تیم خود انجام دهید تا دیگر تهدیدی برای پروژه نباشد.

به طور موثر درمان و کاهش خطر همچنین به معنای استفاده از منابع تیم خود به طور موثر بدون استفاده از پروژه در این میان است. با گذشت زمان و شما یک پایگاه داده بزرگتر از پروژه های گذشته و گزارش های ریسک آنها ایجاد می کنید ، می توانید خطرات احتمالی را برای یک روش فعال تر و نه واکنش پذیر برای درمان مؤثرتر پیش بینی کنید.

5- ریسک را کنترل کنید

ارتباطات روشن بین تیم و ذینفعان شما در مورد نظارت مداوم در مورد تهدیدات احتمالی ضروری است. به روزرسانی های منظم پروژه را به تیم و سایر ذینفعان ارسال کنید. با مدیران ریسک خود به صورت جداگانه وارد شوید تا اطمینان حاصل شود که هیچ پرچم قرمز در طول پروژه وجود ندارد.

حتماً ثبت نام ریسک را به طور فعال حفظ کنید - این باید یک سند زنده باشد که شما و تیم خود اغلب به آن اشاره می کنید. با تغییر یا تکامل خطرات ، این موارد باید در ورود به سیستم به روز شوند تا همه ببینند. به این ترتیب ، همه می توانند در همان صفحه بمانند و به خطرات سریعتر و فعال تر پاسخ دهند.

در حالی که ممکن است احساس کند که شما گاهی اوقات گربه های گله دار را در اختیار دارید ، با برنامه مدیریت ریسک و ثبت نام ریسک پروژه مربوطه ، نگه داشتن زبانه ها روی آن اهداف در حال حرکت چیزی به جز تجارت خطرناک تبدیل می شود.